Управлінням гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю ГоловКРУ з метою приведення внутрішньої контрольно-ревіз

Управлінням гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю ГоловКРУ з метою приведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади до єдиних норм і правил розроблено проекти постанови Кабінету Міністрів України "Про внутрішню контрольно-ревізійну роботу в системі центральних органів виконавчої влади" та Стандартів внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади.

У принципово нових проектах враховано положення Концепції розвитку державного внутрішнього фінансового контролю, рекомендації європейських експертів, що надавались в рамках проекту Twinning "Допомога ГоловКРУ в запровадженні нової системи державного внутрішнього фінансового контролю" та досвід діяльності офісів Генеральних інспекторів Сполучених Штатів Америки.

Проект

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

П О С Т А Н О В А

Про внутрішню контрольно-ревізійну роботу в системі

центральних органів виконавчої влади

Відповідно до Концепції розвитку державного внутрішнього фінансового контролю на період до 2015 року та з метою приведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади до єдиних норм і правил Кабінет Міністрів України

п о с т а н о в л я є:

1. Затвердити Порядок здійснення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади (додається).

2. Встановити, що:

контрольно-ревізійні підрозділи мають самостійний статус;

до складу контрольно-ревізійних підрозділів можуть входити інші підрозділи, які здійснюють контрольно-інспекційні функції;

внутрішня контрольно-ревізійна робота має бути організаційно-структурно та функціонально відокремлена від внутрішнього аудиту та виконання інших, ніж контрольно-інспекційні, функцій;

у разі неможливості утворення контрольно-ревізійного підрозділу для здійснення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи вводиться посада спеціаліста, яка не входить до складу жодного структурного підрозділу.

Структура органу виконавчої влади має забезпечувати організаційну незалежність контрольно-ревізійного підрозділу.

3. Контрольно-ревізійний підрозділ міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади здійснює внутрішні контрольно-ревізійні функції щодо мережі таких підконтрольних суб'єктів:

1) центрального апарату відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та апаратів його територіальних органів;

2) апаратів урядових органів державного управління (далі – урядові органи), департаментів (служб) та інших органів управління, що діють у складі або безпосередньо підпорядковані відповідному міністерству, іншому центральному органу виконавчої влади та апаратів їх територіальних органів;

3) установ, організацій, підприємств та їх об'єднань, які належать до сфери управління відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

4) інших одержувачів бюджетних коштів, які не належать до сфери управління відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади – в межах повноважень, наданих головному розпоряднику бюджетних коштів бюджетним законодавством;

5) інших установ, організацій, підприємств та їх об'єднань – винятково в межах повноважень, наданих міністерству, іншому центральному органу виконавчої влади законом.

У разі якщо контрольно-ревізійні підрозділи створені також в органах управління нижчого рівня, ніж міністерство (інший центральний орган виконавчої влади), міністр (керівник іншого центрального органу виконавчої влади) затверджує зведену мережу підконтрольних суб'єктів з їх розподілом до сфер контролю усіх контрольно-ревізійних підрозділів, які діють у сфері управління міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади) та складають контрольно-ревізійну службу відповідного міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади).

Контрольно-ревізійний підрозділ міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади) або контрольно-ревізійна служба міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади) повинні забезпечувати охоплення контрольними заходами усієї мережі підконтрольних відповідному міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади) суб'єктів.

4. Установити, що керівник контрольно-ревізійного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади:

міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади - керівником цього органу за погодженням з Головним контрольно-ревізійним управлінням;

урядового органу, департаменту (служби) чи іншого органу управління, що діє у складі або безпосередньо підпорядкований міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади) – керівником цього органу за погодженням з керівником контрольно-ревізійного підрозділу міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади) та Головним контрольно-ревізійним управлінням;

територіального органу міністерства (іншого органу виконавчої влади), урядового органу, департаменту (служби) чи іншого органу управління, що діє у складі або безпосередньо підпорядкований міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади) – керівником цього органу за погодженням з керівником контрольно-ревізійного підрозділу міністерства (іншого центрального органу виконавчої влади) та керівником відповідного територіального органу Головного контрольно-ревізійного управління.

Погодження з органами державної контрольно-ревізійної служби питання щодо призначення на посади та звільнення з посад керівників контрольно-ревізійних підрозділів, а також щодо зарахування кандидатур до складу кадрового резерву на зазначені посади здійснюється в порядку, визначеному Головним контрольно-ревізійним управлінням.

Керівники контрольно-ревізійних підрозділів:

підпорядковуються і звітують безпосередньо керівникам відповідних органів;

входять до складу колегій (інших постійних дорадчих органів) відповідних органів за посадою;

підзвітні Голові Головного контрольно-ревізійного управління, керівникам територіальних органів Головного контрольно-ревізійного управління в частині контрольно-ревізійної роботи і складання звітності за її результатами.

5. Керівникам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади забезпечити:

1) запровадження в контрольно-ревізійних службах єдиних підходів до здійснення контрольно-ревізійної роботи з урахуванням норм цієї постанови та затвердженого нею Порядку;

2) координацію контрольно-ревізійним підрозділом відповідного центрального апарату роботи контрольно-ревізійних служб, галузеве методологічне керівництво і контроль за їх діяльністю, поширення кращого досвіду роботи, розробку пропозицій щодо удосконалення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

6. Керівникам міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, урядових органів, департаментів (служб), інших органів управління, що діють у складі або безпосередньо підпорядковані відповідному міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), та їх територіальних органів забезпечувати:

1) організацію внутрішнього контролю в їх апаратах, а також в установах, організаціях, підприємствах та їх об'єднаннях, що належать до сфери управління відповідних органів;

2) вжиття заходів до підвищення відповідальності працівників планово-економічних, фінансових та інших структурних підрозділів відповідних органів, а також установ, організацій, підприємств та їх об'єднань, що належать до сфери управління відповідних органів, за здійснення ними попереднього і поточного контролю за цільовим та ефективним використанням коштів і майна, достовірністю звітності та збереженням державного майна;

3) умови для незалежності і об'єктивності контрольно-ревізійної роботи, унеможливлення неправомірного втручання третіх осіб у планування, виконання контрольно-ревізійної роботи та звітування про її результати;

4) безпосередній та своєчасний доступ керівника контрольно-ревізійного підрозділу до керівника відповідного органу та обов'язковість розгляду останнім пропозицій щодо приведення діяльності підконтрольних суб'єктів у відповідність до законодавства, передачі матеріалів контрольних заходів до правоохоронних органів, застосування до підконтрольних суб'єктів заходів впливу та санкцій, притягнення винних у вчиненні виявлених порушень осіб до відповідальності або звільнення їх з посад (у тому числі шляхом непродовження чи розірвання контрактів);

5) безперешкодний доступ працівників контрольно-ревізійних підрозділів до документів, інформації, ресурсів та персоналу для проведення контрольних заходів; виконання керівниками і працівниками підконтрольних суб'єктів законних вимог працівників контрольно-ревізійних підрозділів;

6) достатню тривалість контрольних заходів, своєчасність розгляду їх матеріалів, вжиття необхідних заходів за встановленими фактами зловживань, розкрадань, безгосподарності та інших порушень фінансової дисципліни;

7) чисельність контрольно-ревізійних підрозділів, оптимальну для належного виконання ними покладених завдань, не допускаючи її необґрунтованого скорочення; добір для контрольно-ревізійних підрозділів кадрів з високими діловими, професійними та моральними якостями, систематичне підвищення їх кваліфікації і безперервний професійний розвиток;

8) цільові асигнування на матеріально-технічне забезпечення діяльності контрольно-ревізійних підрозділів у межах асигнувань, виділених на утримання відповідних органів;

9) координацію контрольно-ревізійної роботи з органами державної контрольно-ревізійної служби, іншими органами, уповноваженими на здійснення виїзних ревізій і перевірок, та взаємодію з правоохоронними органами;

10) належне ведення та своєчасне подання до органів державної контрольно-ревізійної служби звітності про результати контрольно-ревізійної роботи за встановленою Головним контрольно-ревізійним управлінням формою та у визначений ним термін;

11) розгляд на засіданнях колегій (інших постійних дорадчих органів) не рідше одного разу на півріччя питань про стан дотримання фінансово-бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, результати внутрішньої контрольно-ревізійної роботи та усунення виявлених недоліків.

7. Координація з органами державної контрольно-ревізійної служби та методичне забезпечення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади, а також контроль за її станом здійснюється органами державної контрольно-ревізійної служби в порядку, установленому Головним контрольно-ревізійним управлінням.

8. Визначити ГоловКРУ органом, уповноваженим видавати практичні рекомендації та роз’яснення з питань застосування цієї постанови та затвердженого нею Порядку.

9. Головному контрольно-ревізійному управлінню у тримісячний термін з дня опублікування цієї постанови розробити положення про міжвідомчу раду з питань доброчесності та ефективності внутрішньої контрольно-ревізійної роботи.

10. Рекомендувати місцевим органам виконавчої влади, іншим головним розпорядникам бюджетних коштів, органам місцевого самоврядування при здійсненні внутрішньої контрольно-ревізійної роботи встановити регламенти, аналогічні нормам цієї постанови та затвердженого нею Порядку.

11. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 22 травня 2002 р. № 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" (Офіційний вісник України, 2002, № 21, ст. 1047).

Прем’єр-міністр України Ю.ТИМОШЕНКО

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від __________ р. № _____

ПОРЯДОК

здійснення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення контрольно-ревізійними підрозділами (далі – Підрозділ) міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних та урядових органів, департаментів (служб), інших органів управління, що діють у складі або безпосередньо підпорядковані міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), та їх територіальних органів (далі – орган влади) внутрішньої контрольно-ревізійної роботи.

Внутрішня контрольно-ревізійна робота – це процес планування, організації та проведення контрольних заходів, реалізації їх матеріалів, моніторингу стану усунення виявлених порушень і недоліків, узагальнення та надання інформації про стан фінансово-бюджетної дисципліни в системі відповідного міністерства, іншого органу влади внутрішнім і зовнішнім користувачам для прийняття рішень.

Внутрішня контрольно-ревізійна робота здійснюється Підрозділами стосовно мережі відповідних підконтрольних суб'єктів.

2. Головними завданнями Підрозділів є:

забезпечення міністерств, інших органів влади та зовнішніх користувачів достовірною інформацією про стан фінансово-бюджетної дисципліни у відповідній сфері (галузі);

виявлення порушень і відхилень у фінансово-господарській діяльності підконтрольних суб'єктів, включаючи апарат відповідного міністерства, іншого органу влади;

встановлення винних у вчиненні (допущенні) порушень осіб;

встановлення умов та причин виникнення порушень і відхилень, розроблення пропозицій щодо їх усунення та запобігання їм у подальшому.

3. Підрозділи виконують такі основні функції:

складають перелік підконтрольних суб'єктів (підконтрольну мережу) для затвердження керівниками міністерств, інших органів влади та вносять до нього інформацію в установленому Головним контрольно-ревізійним управлінням порядку;

розробляють внутрішні акти з питань контрольно-ревізійної роботи відповідно до законодавства та стандартів, затверджених Головним контрольно-ревізійним управлінням (далі – стандарти);

в межах повноважень беруть участь у законопроектній та нормотворчій діяльності, а також методологічному забезпеченні контрольно-ревізійної роботи в системі відповідного міністерства, іншого органу влади;

планують роботу, організують та проводять виїзні (ревізія, перевірка, розслідування) та камеральні (оцінка, вивчення) контрольні заходи, документують їх результати, реалізують та зберігають їх матеріали;

взаємодіють з іншими структурними підрозділами міністерства, іншого органу влади, іншими органами, у тому числі правоохоронними, установами, організаціями, підприємствами та їх об'єднаннями з питань контрольно-ревізійної роботи;

ініціюють вжиття заходів за бюджетні правопорушення;

контролюють стан усунення виявлених порушень і недоліків, в межах повноважень здійснюють моніторинг стану розгляду іншими державними органами, у тому числі правоохоронними, переданих матеріалів;

координують роботу з контрольно-ревізійними підрозділами, що діють в системі відповідного міністерства, іншого органу влади, органами державної контрольно-ревізійної служби, іншими органами, уповноваженими на здійснення виїзних ревізій і перевірок;

узагальнюють та аналізують інформацію про стан фінансово-бюджетної дисципліни у відповідній сфері (галузі), визначають умови і причини виникнення порушень і відхилень, розробляють пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і порушень та запобігання їм у подальшому, у тому числі шляхом участі у підготовці проектів нормативно-правових актів.

За рішенням керівника відповідного органу до функцій Підрозділу може бути віднесено участь у проведенні службових розслідувань відповідно до законодавства.

4. Контрольно-ревізійна робота здійснюється за планами, що погоджуються з ГоловКРУ, його територіальними органами та затверджуються керівниками міністерств, інших органів влади відповідно до стандартів. Зміни до планів вносяться в порядку їх затвердження.

Для запобігання дублюванню виїзних контрольних заходів Підрозділи координують свою роботу з органами державної контрольно-ревізійної служби. Виїзні контрольні заходи на одних і тих самих запланованих підконтрольних суб'єктах проводяться одночасно в терміни, визначені органами державної контрольно-ревізійної служби.

Контрольні заходи проводяться за розпорядчим документом, прийнятим керівником міністерства, іншого органу влади. Про рішення щодо проведення позапланового виїзного контрольного заходу письмово інформується ГоловКРУ або його територіальний орган за 10 днів до початку такого заходу, а у разі неможливості завчасного інформування – не пізніше дня підписання керівником міністерства, іншого органу влади розпорядчого документа на його проведення.

5. Підрозділ контролює:

1) обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, планової, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних фондів;

2) збереження і використання державного майна;

3) використання матеріальних і фінансових ресурсів, своєчасність документального оформлення господарських операцій, повноту виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат;

4) економічний стан підконтрольних суб'єктів, результати виконання виробничих та фінансових планів, кошторисів;

5) правильність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, законність господарських операцій, їх своєчасність і повноту відображення в обліку і звітності, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

6) додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів;

7) стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попередніми контрольними заходами;

8) додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

9) виконання інших завдань з питань, визначених наказами керівників міністерств, інших органів влади в межах повноважень, наданих таким органам законом.

Перелік питань, які контролюються Підрозділом у одержувачів бюджетних коштів, що не належать до сфери управління міністерства, іншого органу влади, визначається відповідно до бюджетного законодавства, а в інших установах, організаціях, підприємствах та їх об'єднаннях – законом.

6. Працівники Підрозділу мають право:

1) проводити камеральні та виїзні контрольні заходи, у тому числі з питань усунення виявлених порушень, а також зустрічні звірки;

2) перевіряти документи, бази даних, фактичну наявність активів, відповідність облікових і звітних даних фактичному стану справ;

3) безперешкодного доступу на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення для їх обстеження і з'ясування питань, пов'язаних із контрольно-ревізійною роботою;

4) вимагати проведення інвентаризації активів і зобов'язань, у разі потреби опечатувати каси і касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви;

5) вимагати здійснення контрольних обмірів обсягів виконаних робіт чи контрольного запуску сировини у виробництво;

6) одержувати від фізичних, посадових та матеріально відповідальних осіб письмові пояснення з питань, які виникають у ході контрольних заходів;

7) у разі виявлення підробок чи ознак зловживань вилучати необхідні документи на термін до закінчення контрольних заходів, залишаючи у справі акт вилучення та копії або реєстри вилучених документів;

8) одержувати належним чином завірені копії документів, які свідчать про порушення законодавства;

9) готувати запити та одержувати від органів виконавчої влади, у тому числі правоохоронних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, підприємств, їх об’єднань, фізичних осіб-підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених завдань;

10) ініціювати залучення фахівців для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок і експертиз;

11) готувати обов’язкові вимоги щодо усунення виявлених контрольними заходами порушень законодавства, порушувати перед керівниками міністерств, інших органів влади питання про притягнення до відповідальності винних у їх допущенні осіб, ініціювати їх звільнення із займаних посад або розірвання з ними контрактів;

12) розробляти пропозиції з метою усунення причин вчинення порушень та запобігання їм у подальшому;

13) в установленому законодавством порядку ініціювати вжиття заходів за бюджетні правопорушення;

14) ініціювати звернення до суду з позовними заявами про:

стягнення в дохід держави коштів, одержаних чи використаних з порушенням законодавства, прихованих і занижених платежів, заборгованості (та нарахованих у встановленому порядку штрафних санкцій) перед бюджетами і державними фондами;

відшкодування (повернення) юридичними особами чи фізичними особами-підприємцями коштів, зайво сплачених їм підконтрольними суб'єктами або отриманих ними без встановлених законодавством підстав, та коштів, недоотриманих відповідним бюджетом чи підконтрольними суб'єктами;

визнання угод недійсними і стягнення в дохід держави коштів (майна), одержаних (витрачених) за такими угодами;

15) у передбачених законодавчими актами випадках складати протоколи про адміністративне правопорушення та накладати адміністративні стягнення;

16) організовувати та брати участь у проведенні спільних та скоординованих контрольних заходах, комісійних перевірках;

17) здійснювати координацію, методичне забезпечення та контроль за контрольно-ревізійною роботою в системі міністерства, іншого органу влади;

18) брати участь у законопроектній та нормотворчій роботі, методологічному забезпеченні контрольно-ревізійної роботи;

19) під час проведення виїзних контрольних заходів користуватися належно обладнаним місцем для роботи та зберігання документів, зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою, транспортними та іншими послугами для виконання службових обов'язків.

7. Термін проведення виїзних контрольних заходів не повинен перевищувати 30 робочих днів. Цей термін може бути продовжений розпорядчим документом керівника міністерства, іншого органу влади, а у разі проведення контрольного заходу за ініціативою інших органів – з дозволу ініціатора контрольного заходу.

8. Результати контрольних заходів оформляються офіційною документацією відповідно до стандартів. Офіційна документація за результатами виїзних контрольних записів підписується у двосторонньому порядку – працівниками Підрозділу та керівником і головним бухгалтером (бухгалтером) підконтрольного суб'єкта.

Офіційний документ про результати виїзного контрольного заходу подається керівництву підконтрольного суб'єкта для ознайомлення і підписання, як правило, не пізніше ніж за один робочий день до закінчення встановленого терміну проведення контрольного заходу одним з таких способів:

а) особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру підконтрольного суб'єкта;

б) через канцелярію (діловодну службу) з відміткою на іншому примірнику офіційного документа про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції підконтрольного суб'єкта та підписом працівника, який здійснив реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

У разі наявності заперечень (зауважень) до офіційного документа керівник, головний бухгалтер, інші посадові особи підконтрольного суб'єкта повинні у день його передачі на ознайомлення підписати його із застереженням і не пізніше ніж через 5 робочих днів подати свої письмові заперечення (зауваження, пояснення).

Письмовий висновок на заперечення надається підконтрольному суб'єкту не пізніше ніж через 10 робочих днів від дня їх отримання. Цей термін може бути продовжений керівником міністерства, іншого органу влади.

Заперечення до офіційного документа та висновки на них є його невід'ємною частиною.

Один примірник офіційних документів про результати виїзних контрольних заходів вручається посадовим особам підконтрольного суб'єкта одним з способів, визначених у цьому пункті.

9. Офіційні документи за результатами виїзних і камеральних контрольних заходів з відповідними пропозиціями подаються керівнику органу, що призначив контрольний захід, для прийняття рішення.

Копії офіційних документів за результатами виїзних і камеральних контрольних заходів, узагальнені, довідкові та аналітичні матеріали, інші відомості, необхідні для роботи органам державної контрольно-ревізійної служби, подаються на обов'язковий письмовий запит органу державної контрольно-ревізійної служби протягом 10 робочих днів з дня його отримання.

10. Матеріали контрольних заходів формуються в окремі справи і складаються з розпорядчих документів на проведення контрольного заходу, його програми та/або плану, офіційного документа з додатками, пояснень посадових осіб підконтрольних суб'єктів, зауважень посадових осіб підконтрольних суб'єктів (за наявності) та висновків на них, обов'язкових вимог та інформації підконтрольних суб'єктів про їх виконання, відомостей про заходи, вжиті за результатами контрольного заходу, застосування заходів за бюджетні правопорушення, передачу матеріалів до правоохоронних органів та іншої інформації, пов'язаної з реалізацією результатів контрольного заходу.

Керівник Підрозділу несе відповідальність за збереження, передачу до архіву і знищення матеріалів контрольних заходів та інших документів з питань контрольно-ревізійної роботи. При звільненні керівника Підрозділу документація та бази даних з питань контрольно-ревізійної роботи передаються за актом іншому працівнику Підрозділу або комісії, призначеній наказом керівника міністерства, іншого органу влади.

11. У разі виявлення під час проведення контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших грубих порушень фінансово-господарської дисципліни матеріали передаються до правоохоронних органів.

12. Підрозділи щокварталу до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, подають ГоловКРУ, його територіальним органам звітність з пояснювальною запискою, вимоги до змісту і структури якої встановлює ГоловКРУ.

Датою подання звітності з пояснювальною запискою вважається дата її реєстрації в органі державної контрольно-ревізійної служби.

13. Керівник Підрозділу організовує внутрішню контрольно-ревізійну роботу відповідно до законодавства, стандартів та вживає заходи для забезпечення її належної якості.

СТАНДАРТИ

внутрішньої контрольно-ревізійної роботи

в системі центральних органів виконавчої влади

І. Загальні стандарти внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади

Стандарт 1.1. Терміни, які вживаються в Стандартах внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади

Для однакового розуміння та застосування Стандартів внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади (далі – Стандарти) в них використовуються терміни у такому значенні:

виїзний контрольний захід – контрольний захід, що проводиться безпосередньо на підконтрольному суб'єкті за його юридичною чи фактичною адресою, або, якщо контрольний захід проводиться за вилученими документами – у місці, визначеному правоохоронним органом;

внутрішня контрольно-ревізійна робота – процес планування, організації та проведення контрольних заходів, реалізації їх матеріалів, моніторингу стану усунення виявлених порушень і недоліків, узагальнення та надання інформації про стан фінансово-бюджетної дисципліни в системі відповідного міністерства, іншого органу влади внутрішнім і зовнішнім користувачам для прийняття рішень. Внутрішня контрольно-ревізійна робота здійснюється контрольно-ревізійними підрозділами стосовно мережі відповідних підконтрольних суб'єктів;

звернення правоохоронних органів – оформлені відповідно до законодавства та повноважень правоохоронного органу письмові документи: листи, постанови слідчих або прокурорів, винесені в ході розслідування кримінальних справ;

зустрічна звірка – метод збору інформації на суб'єкті зустрічної звірки про обсяги та вартість здійснених підконтрольним суб'єктом господарських операцій; зустрічна звірка не є контрольним заходом;

ініціатор контрольного заходу – орган, підрозділ або посадова особа, яка відповідно до повноважень ініціює проведення конкретного контрольного заходу;

камеральний контрольний захід – контрольний захід, що проводиться за місцем розташування контрольно-ревізійного підрозділу з використанням документів, наданих на його запит, та іншої інформації;

керівник міністерства, іншого органу влади – міністр, керівник іншого органу влади;

комісійна перевірка – контрольний захід, що проводиться за рішенням Кабінету Міністрів України робочою групою центральних органів виконавчої влади та їх територіальних органів або за рішенням керівника міністерства, іншого органу влади робочою групою відповідного міністерства, іншого органу влади під головуванням чи за участі працівника контрольно-ревізійного підрозділу або за рішенням іншого уповноваженого органу, підрозділу чи посадової особи, яку очолює або у якій бере участь працівник контрольно-ревізійного підрозділу;

контрольний захід – сукупність способів і методів документального, аналітично-розрахункового та фактичного контролю, які застосовуються контрольно-ревізійними працівниками для розкриття теми;

контрольно-ревізійний підрозділ – структурний підрозділ (або посадова особа) міністерства, іншого органу влади, якому надано повноваження на здійснення контрольно-ревізійної роботи в межах системи міністерства, іншого органу влади;

міністерство, інший орган влади – міністерство, інший центральний орган виконавчої влади; територіальний орган міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; урядовий орган державного управління, департамент (служба), що діє у складі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; територіальний орган урядового органу державного управління, департаменту (служби), що діє у складі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; інший орган управління, що діє у складі або безпосередньо підпорядкований міністерству, іншому центральному органу виконавчої влади або їх урядовому чи територіальному органу;

підконтрольний суб'єкт – міністерство, інший орган влади, установа, організація, підприємство або об'єднання підприємств, структурний підрозділ будь-якого з наведених суб'єктів, щодо яких контрольно-ревізійному підрозділу надано повноваження на здійснення контрольно-ревізійної роботи;

плановий контрольний захід – контрольний захід, включений до затвердженого в установленому порядку плану роботи;

позаплановий контрольний захід – контрольний захід, проведення якого не передбачено затвердженим в установленому порядку планом роботи;

правоохоронні органи - органи прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України, підрозділи податкової міліції органів державної податкової служби;

скоординований контрольний захід – виїзний контрольний захід, що здійснюється одночасно працівниками органу державної контрольно-ревізійної служби та контрольно-ревізійного підрозділу за різними темами;

спільний контрольний захід – виїзний контрольний захід, що здійснюється одночасно працівниками органу державної контрольно-ревізійної служби та контрольно-ревізійного підрозділу за спільною або взаємопов'язаними темами;

суб'єкт зустрічної звірки – інша, ніж підконтрольний суб'єкт, юридична особа чи фізична особа-підприємець, яка брала участь у здійснених підконтрольним суб'єктом господарських операціях або мала з іншими юридичними особами чи фізичними особами-підприємцями правовідносини, що стосуються зазначених господарських операцій;

тема контрольного заходу – узагальнена назва або зміст переліку питань, які досліджуються в ході конкретного контрольного заходу.

Стандарт 1.2. Мета Стандартів

Стандарти розроблено з метою:

- встановлення основних принципів, єдиних загальних норм і правил контрольно-ревізійної роботи;

- створення основи для оцінки контрольно-ревізійної роботи;

- сприяння удосконаленню діяльності підконтрольних суб'єктів.

Стандарт 1.3. Сфера застосування Стандартів

Стандарти застосовуються контрольно-ревізійними підрозділами міністерств, інших органів влади при здійсненні контрольно-ревізійної роботи в межах системи відповідних міністерств, інших органів влади.

При здійсненні контрольно-ревізійної роботи поза межами такої системи Стандарти можуть застосовуватися в частині, що не суперечить законодавству, та за наявності у контрольно-ревізійного підрозділу законодавчих підстав для проведення виїзних контрольних заходів в інших суб'єктах (органах влади, установах, організаціях, підприємствах або їх об'єднаннях, структурних підрозділах будь-яких з наведених суб'єктів), що не належать до системі відповідного міністерства, іншого органу влади.

Стандарт 1.4. Головні завдання контрольно-ревізійних підрозділів

Головними завданнями контрольно-ревізійних підрозділів є:

- забезпечення міністерств, інших органів влади достовірною інформацією про стан фінансово-бюджетної дисципліни у відповідній сфері (галузі);

- виявлення порушень і відхилень у фінансово-господарській діяльності підконтрольних суб'єктів, включаючи апарат відповідного міністерства, іншого органу влади;

- встановлення винних у вчиненні (допущенні) порушень осіб;

- встановлення умов та причин виникнення порушень і відхилень, розроблення пропозицій щодо їх усунення та запобігання їм у подальшому.

Вичерпний перелік завдань контрольно-ревізійного підрозділу встановлюється внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства та з дотриманням цих Стандартів.

Стандарт 1.5. Основні функції контрольно-ревізійних підрозділів

Контрольно-ревізійні підрозділи виконують такі основні функції:

1) складають перелік підконтрольних суб'єктів (підконтрольну мережу) для затвердження керівниками міністерств, інших органів влади, систематично вносять до нього інформацію в установленому Головним контрольно-ревізійним управлінням України порядку;

2) розробляють внутрішні акти з питань контрольно-ревізійної роботи відповідно до законодавства та цих Стандартів;

3) організують роботу підпорядкованих контрольно-ревізійних підрозділів, здійснюють методологічне керівництво, координацію і контроль за їх діяльністю, узагальнюють та поширюють кращий досвід роботи, розробляють пропозиції щодо удосконалення контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого органу влади;

4) координують роботу з органами державної контрольно-ревізійної служби, іншими органами, уповноваженими на здійснення виїзних ревізій і перевірок;

5) взаємодіють з структурними підрозділами міністерства, іншого органу влади, іншими органами, у тому числі правоохоронними, установами, організаціями, підприємствами та їх об'єднаннями з питань контрольно-ревізійної роботи;

6) планують роботу, організують та проводять виїзні (ревізія, перевірка, розслідування) та камеральні (оцінка, вивчення) контрольні заходи, документують їх результати, реалізують та зберігають їх матеріали;

7) контролюють стан усунення виявлених порушень і недоліків, в межах повноважень здійснюють моніторинг стану розгляду переданих матеріалів іншими державними органами, у тому числі правоохоронними, ініціюють вжиття заходів за бюджетні правопорушення;

8) узагальнюють та аналізують інформацію про стан фінансово-бюджетної дисципліни у відповідній сфері (галузі), у передбачених законодавством випадках надають її органам законодавчої та виконавчої влади;

9) визначають умови і причини виникнення порушень і відхилень, розробляють пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і порушень та запобігання їм у подальшому, у тому числі шляхом участі у підготовці проектів нормативно-правових актів;

10) в межах повноважень беруть участь у законопроектній та нормотворчій діяльності, а також методологічному забезпеченні контрольно-ревізійної роботи в системі відповідного міністерства, іншого органу влади;

11) розглядають листи, заяви і скарги громадян про факти порушення законодавства з фінансових питань;

12) організують та проводять заходи з підвищення кваліфікації працівників контрольно-ревізійних підрозділів та контрольно-ревізійних працівників, що працюють в системі міністерства, іншого органу влади;

13) звітують про контрольно-ревізійну роботу керівникам міністерств, інших органів влади та органам державної контрольно-ревізійної служби.

За рішенням керівника відповідного органу до функцій контрольно-ревізійного підрозділу може бути віднесено участь у проведенні службових розслідувань відповідно до законодавства.

Вичерпний перелік функцій контрольно-ревізійного підрозділу встановлюється внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства та з дотриманням цих Стандартів.

Стандарт 1.6. Напрями контролю контрольно-ревізійного підрозділу

Контрольно-ревізійний підрозділ контролює:

2) збереження і використання державного майна;

6) додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів;

7) стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попередніми контрольними заходами;

8) додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

Перелік питань, які контролюються контрольно-ревізійним підрозділом у одержувачів бюджетних коштів, що не належать до сфери управління міністерства, іншого органу влади, визначається відповідно до бюджетного законодавства, а в інших установах, організаціях, підприємствах та їх об'єднаннях – законом.

Вичерпний перелік напрямів контролю контрольно-ревізійного підрозділу встановлюється внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства та з дотриманням цих Стандартів.

Стандарт 1.7. Місце проведення контрольних заходів

Ревізія, перевірка та розслідування проводяться безпосередньо на підконтрольному суб'єкті за його юридичною чи фактичною адресою, або, якщо контрольний захід здійснюється за вилученими документами – у місці, визначеному правоохоронним органом – ініціатором виїзного контрольного заходу.

Камеральні контрольні заходи проводяться за місцем розташування контрольно-ревізійного підрозділу з використанням документів, наданих на його запит підконтрольним суб'єктом, та іншої інформації.

Стандарт 1.8. Мета контрольних заходів та методи їх проведення

Міністерства, інші органи влади самостійно з дотриманням цих Стандартів розпорядчими документами затверджують порядок проведення ревізії, перевірки, оцінки та вивчення. Порядок проведення розслідувань визначається відповідно до законодавства.

При проведенні камеральних контрольних заходів із застосуванням документальних та аналітично-розрахункових методів контролю вивчається або оцінюється діяльність підконтрольного суб'єкта чи її окремі питання. У разі виявлення відхилень, ознак порушень чи невідповідності певних показників встановленим (звітним, розрахунковим) для надання висновку про відсутність або наявність порушень, встановлення винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб призначається виїзний контрольний захід.

В ході ревізії та перевірки для дослідження відповідності законодавству діяльності підконтрольного суб'єкта або її окремих питань застосовуються документальні та фактичні методи контролю. Ревізія та перевірка повинні забезпечувати виявлення наявних фактів порушення законодавства, встановлення винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб.

Розслідування проводиться, як правило, за вже встановленими (в тому числі завершеними контрольними заходами) фактами порушень законодавства посадовими особами підконтрольного суб'єкта, зокрема:

у разі невиконання або неналежного виконання державними службовцями службових обов'язків, перевищення своїх повноважень, що призвело до людських жертв або заподіяло значну матеріальну чи моральну шкоду громадянинові, державі, підконтрольному суб'єкту чи іншому підприємству, об'єднанню підприємств, установі, організації, об'єднанню громадян;

у разі недодержання державним службовцем законодавства про державну службу, про боротьбу з корупцією, порушення етики поведінки;

на вимогу державного службовця з метою зняття безпідставних, на його думку, звинувачень або підозри.

Стандарт 1.9. Права працівників контрольно-ревізійного підрозділу

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу відповідно до законодавства та внутрішніх актів міністерства, іншого органу влади мають право:

1) проводити камеральні та виїзні контрольні заходи, у тому числі з питань усунення виявлених порушень, і зустрічні звірки;

8) одержувати належним чином завірені копії документів, які свідчать про порушення законодавства;

9) готувати запити та одержувати від органів виконавчої влади, у тому числі правоохоронних, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, підприємств, їх об’єднань, фізичних осіб-підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених завдань і функцій;

12) розробляти пропозиції з метою усунення причин вчинення порушень та запобігання їм у подальшому;

13) в установленому законодавством порядку ініціювати вжиття заходів за бюджетні правопорушення;

14) ініціювати звернення до суду з позовними заявами про:

визнання угод недійсними і стягнення в дохід держави коштів (майна), одержаних (витрачених) за такими угодами;

Права працівників контрольно-ревізійних підрозділів встановлюються внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства та з урахуванням цих Стандартів.

Стандарт 1.10. Внутрішні документи з питань контрольно-ревізійної роботи

Мета контрольно-ревізійної роботи, повноваження, права та обов'язки працівників контрольно-ревізійних підрозділів, порядок планування і проведення контрольних заходів, реалізації їх матеріалів та інші істотні аспекти контрольно-ревізійної роботи визначаються в положеннях про структурні підрозділи, посадових обов'язках їх працівників, інструкціях, настановах та інших внутрішніх документах, що розробляються керівником контрольно-ревізійного підрозділу та затверджуються розпорядчими документами за підписом керівника міністерства, іншого органу влади.

Внутрішні документи мають відповідати Стандартам і містити, зокрема:

- завдання та функції контрольно-ревізійних працівників, сфери їх діяльності;

- право доступу контрольно-ревізійних працівників до документації, облікових записів та активів при виконанні контрольних заходів;

- право керівника контрольно-ревізійного підрозділу звітувати безпосередньо найвищому керівнику міністерства, іншого органу влади, брати участь у роботі колегіальних (інших постійних дорадчих) органів;

- вимоги щодо освіти, знань, навичок та досвіду роботи, необхідних для виконання обов'язків за кожною посадою контрольно-ревізійного підрозділу.

ІІ. Загальні принципи контрольно-ревізійної роботи

та забезпечення її якості

Стандарт 2.1. Незалежність і об'єктивність

Контрольно-ревізійна діяльність має бути незалежною, а контрольно-ревізійні працівники – об'єктивними при виконанні своїх функцій.

2.1.1. Організаційна незалежність

Для забезпечення організаційної незалежності:

- контрольно-ревізійний підрозділ повинен мати самостійний статус, тобто не може входити до складу іншого структурного підрозділу;

- до складу контрольно-ревізійних підрозділів можуть входити інші підрозділи, які здійснюють контрольно-інспекційні функції;

- внутрішня контрольно-ревізійна робота має бути організаційно-структурно та функціонально відокремлена від внутрішнього аудиту та виконання інших, ніж контрольно-інспекційні, функцій;

- у разі неможливості утворення контрольно-ревізійного підрозділу для здійснення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи вводиться посада спеціаліста, яка не входить до складу жодного структурного підрозділу;

- керівник контрольно-ревізійного підрозділу має призначатися на посаду та звільнятися з посади за погодженням з відповідним органом державної контрольно-ревізійної служби;

- керівник контрольно-ревізійного підрозділу має бути підпорядкованим і підзвітним безпосередньо найвищому керівнику міністерства, іншого органу влади.

Керівник міністерства, іншого органу влади має створити такі умови, які унеможливлять неправомірне втручання третіх осіб у планування, виконання контрольно-ревізійної роботи та звітування про її результати.

2.1.2. Індивідуальна об'єктивність

Контрольно-ревізійні працівники мають бути об'єктивними, неупередженими та уникати конфлікту інтересів.

2.1.3. Фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність

Якщо незалежність або об'єктивність піддається або може сприйматися як така, що піддається негативному впливу, інформацію про це необхідно повідомити відповідним посадовим особам. Такі посадові особи та методи розкриття інформації визначаються внутрішніми документами, затвердженими керівником міністерства, іншого органу влади.

На контрольно-ревізійну роботу можуть негативно впливати конфлікт інтересів, обмеження при плануванні чи виконанні контрольних заходів або звітуванні про їх результати, обмеження доступу до документів, облікових записів, баз даних, персоналу та активів, обмеження ресурсів (персоналу, фінансування, матеріально-технічного та інформаційного забезпечення) контрольно-ревізійного підрозділу.

Контрольно-ревізійні працівники повинні утримуватись від проведення контрольних заходів, які пов'язані з їх попередньою роботою (діяльністю, відповідальністю, сферою) впродовж двох-трьох років.

Нагляд за незалежністю і об'єктивністю контрольно-ревізійних працівників здійснює керівник контрольно-ревізійного підрозділу, а за незалежністю і об'єктивністю останнього – посадова особа, визначена розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади.

Стандарт 2.2. Компетентність і професійне ставлення до роботи

Контрольно-ревізійні працівники повинні виконувати контрольно-ревізійну роботу на високому професійному рівні.

2.2.1. Компетентність

Контрольно-ревізійні працівники повинні мати вищу фахову освіту, знання і навички, необхідні для виконання своїх обов'язків. Контрольно-ревізійний підрозділ для виконання покладених завдань має бути забезпечений колективними знаннями і навичками.

Незалежно від того, чи віднесено виявлення і розслідування фактів шахрайства та інших незаконних дій до основних функцій контрольно-ревізійного підрозділу, усі контрольно-ревізійні працівники повинні мати достатні знання і навички для виявлення, розслідування і документування таких фактів.

Контрольно-ревізійні працівники повинні мати навички здійснення контрольно-ревізійної роботи з використанням інформаційних технологій, проте не передбачається, що основною функцією усіх контрольно-ревізійних працівників є контрольно-ревізійна робота у сфері інформаційних технологій.

У випадку, якщо працівники контрольно-ревізійного підрозділу не володіють достатніми знаннями або навичками для виконання конкретного завдання чи його частини, керівник підрозділу повинен звернутися до керівника міністерства, іншого органу влади (ініціатора контрольного заходу) для офіційного залучення відповідного фахівця або обґрунтовано відмовитися від виконання такого завдання чи його частини.

2.2.2. Професійне ставлення до роботи

Контрольно-ревізійні працівники повинні професійно ставитися до роботи, тобто виявляти компетентність та обачність в розумних межах. Професійне ставлення до роботи не означає, що конкретний контрольно-ревізійний працівник не має права на помилку.

Професійне ставлення до роботи передбачає врахування оцінки:

- обсягу роботи, необхідного для виконання певного завдання;

- відносної складності, істотності, значущості кожного з контрольних заходів чи питань їх програми;

- імовірності істотних помилок, перекручувань, недотримання законів і нормативно-правових актів, внутрішніх процедур;

- витрат на застосування певних методів контролю при перевірці конкретного питання у порівнянні з її потенційними результатами (якщо ініціатором контрольного заходу не встановлено інше);

- можливості використання інформаційних технологій та інших методів контролю;

- потреб і очікувань ініціаторів контрольних заходів, включаючи характер, терміни і способи звітування про їх результати;

- істотних ризиків, які здатні негативно вплинути на виконання завдання.

2.2.3. Безперервний професійний розвиток

Контрольно-ревізійні працівники повинні постійно удосконалювати свої знання і навички в процесі безперервного професійного розвитку, включаючи заходи з підвищення кваліфікації.

Стандарт 2.3. Програма забезпечення і підвищення якості контрольно-ревізійної роботи

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен розробити і впровадити програму забезпечення і підвищення якості контрольно-ревізійної роботи, у рамках якої охоплюються всі її аспекти і на постійній основі відслідковується її ефективність. Така програма включає проведення періодичних внутрішніх і зовнішніх оцінок якості контрольно-ревізійної роботи та процес внутрішнього моніторингу (нагляду).

Кожна частина програми будується таким чином, щоб допомогти контрольно-ревізійній роботі приносити користь – сприяти удосконаленню діяльності підконтрольних суб'єктів, а також забезпечити впевненість, що контрольно-ревізійна робота здійснюється відповідно до цих Стандартів.

Загальними принципами якості контрольно-ревізійної роботи є:

результативність (економічність, ефективність, результативність);

відповідність законодавству (включаючи дотримання Стандартів);

повнота і достовірність звітування (офіційної документації).

2.3.1. Оцінка програми якості

Під час контрольно-ревізійної роботи має бути визначений процес моніторингу (нагляду) і оцінки загальної ефективності програми забезпечення і підвищення якості, в ході якого необхідно проводити як внутрішні, так і зовнішні оцінки.

2.3.1.1. Внутрішні оцінки

Внутрішні оцінки повинні включати:

- поточний аналіз контрольно-ревізійної роботи;

- періодичний аналіз, що проводиться працівниками контрольно-ревізійного підрозділу шляхом самооцінки або іншими працівниками, які володіють теоретичними знаннями і практичними навичками контрольно-ревізійної роботи.

2.3.1.2. Зовнішні оцінки

Систематичні зовнішні оцінки повинні здійснюватися працівниками органів державної контрольно-ревізійної служби, як правило, не частіше одного разу на рік, але не рідше одного разу на п'ять років.

За ініціативою керівника міністерства, іншого органу влади чи керівника контрольно-ревізійного підрозділу або за наявності визначених законодавством підстав зовнішня оцінка може бути проведена частіше ніж один раз на рік.

2.3.2. Звітність про програму якості

Результати зовнішніх оцінок доводяться до відома керівника міністерства, іншого органу влади.

2.3.3. Використання фрази "здійснюється відповідно до Стандартів"

Є позитивним, коли контрольно-ревізійні працівники декларують, що їх діяльність "здійснюється відповідно до Стандартів контрольно-ревізійної роботи". Проте використання фрази "здійснюється відповідно до Стандартів" можливо лише в тому випадку, якщо це підтверджено зовнішньою оцінкою програми забезпечення і підвищення якості.

2.3.4. Розкриття інформації про недотримання Стандартів

Контрольно-ревізійні працівники мають прагнути до повного дотримання Стандартів, однак можуть мати місце випадки, коли повне дотримання вимог забезпечити не вдається. В таких випадках інформація про незабезпечення повного дотримання Стандартів і негативний вплив на обсяг чи якість контрольно-ревізійної роботи повинна доводитися до відома керівника міністерства, іншого органу влади.

ІІІ. Стандарти діяльності контрольно-ревізійних підрозділів

(робочі стандарти)

Стандарт 3.1. Управління контрольно-ревізійною роботою

Для забезпечення максимальної корисності контрольно-ревізійної роботи для міністерства, іншого органу влади керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен ефективно управляти цією функцією.

3.1.1. Планування контрольно-ревізійної роботи

Контрольно-ревізійна робота здійснюється за планами, що попередньо погоджуються з відповідними органами державної контрольно-ревізійної служби та затверджуються керівниками міністерств, інших органів влади.

Для запобігання дублюванню виїзних контрольних заходів контрольно-ревізійні підрозділи координують свою роботу з органами державної контрольно-ревізійної служби. Виїзні контрольні заходи на одних і тих самих запланованих підконтрольних суб'єктах проводяться одночасно в терміни, визначені органами державної контрольно-ревізійної служби.

Порядок планування контрольно-ревізійної роботи, періодичність та інші критерії відбору підконтрольних суб'єктів для проведення планових контрольних заходів визначаються внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади за погодженням з відповідним органом державної контрольно-ревізійної служби.

В системі міністерства, іншого органу влади має бути запроваджена єдина система планування контрольно-ревізійної роботи.

Стратегічний план контрольно-ревізійної роботи складається на 3-5 років залежно від визначеного керівником міністерства, іншого органу влади періоду, за який підконтрольна мережа у повному обсязі має охоплюватися контрольними заходами. Стратегічний план містить назву та місцезнаходження підконтрольного суб'єкта, орієнтовні тему та запланований рік проведення контрольного заходу.

Проект стратегічного плану погоджується з органом державної контрольно-ревізійної служби та затверджується керівником міністерства, іншого органу влади не пізніше ніж за три місяці до початку першого року, за який здійснюється планування. Зміни до стратегічного плану вносяться в порядку його затвердження не пізніше ніж за три місяці до початку року, до плану якого вносяться зміни, та не частіше ніж один раз на рік.

Річний план основних напрямів контрольно-ревізійної роботи формується на підставі стратегічного плану з урахуванням змін у підконтрольній мережі та контрольних заходів, проведених в плановому і позаплановому порядку органами державної контрольно-ревізійної служби та контрольно-ревізійними підрозділами у періодах, що передують плановому.

Перед поданням проекту плану на погодження контрольно-ревізійний підрозділ в робочому порядку уточнює перелік запланованих підконтрольних суб'єктів з органом державної контрольно-ревізійної служби.

Проект річного плану погоджується з органом державної контрольно-ревізійної служби та затверджується керівником міністерства, іншого органу влади в місячний термін після затвердження Основних напрямів контрольно-ревізійної роботи державної контрольно-ревізійної служби.

Річний план містить:

назву та місцезнаходження підконтрольного суб'єкта;

ініціатора або підставу для проведення контрольного заходу (наприклад, звернення правоохоронних органів чи органів влади);

тему контрольного заходу та місце його проведення (виїзний чи камеральний);

період проведення (квартал, у якому планується завершення) проведення контрольного заходу;

період діяльності підконтрольного суб'єкта, за який здійснюватиметься контрольний захід;

перелік органів, спільно з якими (за їх згодою) заплановано проведення контрольного заходу.

До річного плану не включаються виїзні контрольні заходи на підконтрольних суб'єктах, якщо:

після завершення контрольно-ревізійним підрозділом попереднього виїзного контрольного заходу за тією самою темою (з тих самих питань) не виповнилося календарного року (365 календарних днів);

за тією самою темою (з тих самих питань) за той самий період діяльності підконтрольного суб'єкта органами державної контрольно-ревізійної служби вже проведено контрольний захід.

Міністерство, інший орган влади за письмовим погодженням з органом державної контрольно-ревізійної служби обирає та затверджує внутрішнім документом один з варіантів періодичного планування:

1) на підставі річного плану формується квартальний або піврічний план контрольно-ревізійної роботи, який конкретизує інформацію, що міститься у річному плані (зокрема, уточнюється місяць завершення контрольного заходу) та затверджується після погодження з органом державної контрольно-ревізійної служби не пізніше ніж через 15 календарних днів після затвердження річного плану (на перший квартал або перше півріччя) та не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку другого і наступних кварталів (другого півріччя), що плануються;

2) квартальні або піврічні плани не складаються, а контрольно-ревізійна робота здійснюється контрольно-ревізійними підрозділами на підставі річних планів роботи.

Зміни до річних та періодичних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року, півріччя чи кварталу відповідно.

Річні та періодичні плани складаються з урахуванням резерву на проведення позапланових виїзних контрольних заходів, який розраховується залежно від специфіки діяльності міністерства, іншого органу влади, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення виїзних контрольних заходів.

У разі, якщо проведення виїзних контрольних заходів за ініціативою правоохоронних органів чи судів визначено як головне завдання контрольно-ревізійного підрозділу або частини його структури, міністерство (інший орган влади) самостійно у внутрішніх документах визначає співвідношення між робочим часом, що відводиться на проведення планових та позапланових контрольних заходів у такому підрозділі чи частині його структури.

3.1.2. Управління ресурсами

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу забезпечує ефективне використання ресурсів (персоналу, фінансування, матеріально-технічного та інформаційного забезпечення) та виконання планів.

Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів і штатних розписів керівник контрольно-ревізійного підрозділу готує та подає пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах.

Для ефективного використання трудових ресурсів керівник контрольно-ревізійного підрозділу:

розробляє норми часу на проведення типових контрольних заходів та норми завантаженості працівників контрольно-ревізійного підрозділу проведенням контрольних заходів, які затверджуються керівником міністерства, іншого органу влади;

разом з проектом плану подає керівнику міністерства, іншого органу влади розрахунок завантаженості працівників контрольно-ревізійного підрозділу в періоді, що планується;

звітує перед керівником міністерства, іншого органу влади про дотримання норм часу та норм завантаженості, істотні зміни в планах, що мали місце у звітному періоді, а також повідомляє про наслідки обмежень у ресурсах.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу письмово інформує керівника міністерства, іншого органу влади про обмеження у ресурсах, якщо це має місце, та їх наслідки.

3.1.3. Політика і процедури

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу розробляє політику і процедури з ефективного управління контрольно-ревізійною роботою, які затверджуються розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади.

3.1.4. Координація діяльності

Для ефективного планування, визначення належного обсягу роботи під час контрольних заходів і мінімізації подвійної роботи керівник контрольно-ревізійного підрозділу обмінюється інформацією та координує діяльність з іншими внутрішніми і зовнішніми сторонами, які причетні до контрольно-ревізійної роботи, внутрішнього контролю, внутрішнього та зовнішнього аудиту.

Для запобігання дублюванню виїзних контрольних заходів контрольно-ревізійні підрозділи координують свою роботу з органами державної контрольно-ревізійної служби шляхом:

погодження планів;

одночасного проведення контрольних заходів на одних і тих самих запланованих підконтрольних суб'єктах в терміни, визначені органами державної контрольно-ревізійної служби;

участі у комісійних перевірках;

інформування про позапланові контрольні заходи.

Про рішення керівника міністерства, іншого органу влади щодо проведення позапланового виїзного контрольного заходу письмово (поштою, факсом або електронною поштою) інформується ГоловКРУ або його територіальний орган за 10 днів до початку такого заходу, а у разі неможливості завчасного інформування – не пізніше дня підписання керівником міністерства, іншого органу влади розпорядчого документа на його проведення.

Законні звернення органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, в яких не обґрунтовано терміновість виконання виїзного контрольного заходу, включаються до планів на наступні періоди.

3.1.5. Звітування

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен періодично в терміни, визначені керівником міністерства, іншого органу влади, але не рідше одного разу на рік, звітувати перед ним щодо мети, повноважень та обов'язків контрольно-ревізійного підрозділу, хід виконання плану. Звіт повинен також містити інформацію про істотні ризики, проблеми контрольно-ревізійної роботи, внутрішнього контролю і управління, інші узагальнені відомості, яких потребує вище керівництво.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу вищого за підпорядкуванням органу влади встановлює обсяги та терміни звітування перед ним керівників контрольно-ревізійних підрозділів нижчих за підпорядкуванням органів влади.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу надає звіти органу державної контрольно-ревізійної служби в обсязі та в терміни, встановлені Головним контрольно-ревізійним управлінням України.

3.1.6. Контрольно-ревізійний підрозділ і внутрішній контроль

Контрольно-ревізійний підрозділ повинен допомагати міністерству, іншому органу влади та іншим підконтрольним суб'єктам в налагодженні та підтримці ефективної системи внутрішнього контролю.

За результатами контрольних заходів повинна надаватися інформація про:

дотримання законодавства, внутрішніх документів і договірних зобов'язань;

збереження активів;

достовірність бухгалтерського обліку, фінансової звітності, іншої інформації про фінансово-господарську діяльність;

причини і умови виникнення відхилень і порушень, а також пропозиції щодо запобігання їм у подальшому.

Контрольно-ревізійна робота як частина фінансового управління і контролю є об'єктом внутрішнього аудиту.

3.1.7. Контрольно-ревізійний підрозділ та внутрішній і зовнішній аудит

Поєднання функцій з контрольно-ревізійної роботи та внутрішнього аудиту в одному структурному підрозділі не дозволяється.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу за дорученням або з відома керівника міністерства, іншого органу влади забезпечує збір та надання інформації, необхідної для служби внутрішнього аудиту.

За дорученням або з відома керівника міністерства, іншого органу влади керівник контрольно-ревізійного підрозділу надає інформацію зовнішнім аудиторам та аудиторам державної контрольно-ревізійної служби, співпрацює з ними, сприяє проведенню ними аудиту та впровадженню наданих за його наслідками рекомендацій, готує відомості про їх запровадження та наслідки.

3.1.8. Дотримання законності та попередження правопорушень

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні дотримуватися законодавства, не порушувати прав та законних інтересів підконтрольних суб'єктів і громадян.

З метою попередження порушень законодавства, прав та законних інтересів підконтрольних суб'єктів і громадян керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен забезпечити:

1) ознайомлення працівників контрольно-ревізійного підрозділу з нормативно-правовими актами, які передбачають відповідальність працівників за неправомірні дії або бездіяльність;

2) періодичне проведення навчань та атестацій працівників контрольно-ревізійного підрозділу;

3) нагляд за виконанням ними посадових обов'язків, виконанням завдань;

4) недопущення проведення контрольних заходів працівниками, які:

- мають прямі родинні стосунки з членами органів управління підконтрольного суб'єкта, що перевіряється, або є членами органів управління, засновниками чи власниками такого підконтрольного суб'єкта;

- мають особисті майнові інтереси в підконтрольного суб'єкта, що перевіряється;

- є працівниками підконтрольного суб'єкта, що перевіряється, або працівниками чи співвласниками дочірнього підприємства, філії чи представництва такого підконтрольного суб'єкта;

- працювали в підконтрольному суб'єкті на керівних посадах менше ніж два-три роки тому;

5) уникнення, по можливості, проведення контрольних заходів:

- одним працівником;

- під керівництвом того самого працівника або тим самим складом працівників, що проводили попередній виїзний контрольний захід в тому самому підконтрольному суб'єкті.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен вжити належних заходів для забезпечення незалежності та об'єктивності працівників, які проводять контрольний захід, а у випадках неможливості забезпечення їх незалежності та об'єктивності – проінформувати керівника міністерства, іншого органу влади для прийняття ним рішення.

Внутрішні документи міністерства, іншого органу повинні містити заходи, що попереджують негативні явища (правопорушення) у контрольно-ревізійній роботі, в тому числі такі, як:

зловживання владою або службовим становищем;

використання свого службового становища з корисливою метою, а також дії, які відповідно до законодавства вважаються корупційними;

перевищення влади або службових повноважень;

упередженість або прихильність до будь-якого підконтрольного суб'єкта конкретної особи;

службове підроблення;

службова недбалість;

одержання, давання та провокація хабара;

безпідставна відмова фізичним та юридичним особам в інформації, надання якої передбачено законодавством, умисне затримування її, надання недостовірної інформації, необґрунтоване обмеження доступу до такої інформації;

розголошення державної та/або службової таємниці або інформації, що не підлягає розголошенню.

Стандарт 3.2. Планування контрольного заходу

На кожний контрольний захід працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні розробляти план контрольного заходу, який включає мету, обсяг, терміни і ресурси.

План підписується керівником контрольно-ревізійного підрозділу та затверджується керівником міністерства, іншого органу влади.

У разі, якщо виїзний контрольний захід проводиться не за ініціативою міністерства, іншого органу влади, план контрольного заходу письмово узгоджується з його ініціатором.

3.2.1. Підготовка до проведення контрольного заходу (планування)

Під час планування контрольного заходу працівники контрольно-ревізійного підрозділу:

оновлюють знання нормативно-правової бази, що регламентує діяльність підконтрольного суб'єкта;

збирають і аналізують інформацію, яка характеризує діяльність підконтрольного суб'єкта, що досліджуватиметься під час контрольного заходу;

вивчають матеріали попередніх контрольних заходів та стан усунення виявлених порушень;

визначають мету контрольного заходу та істотні ризики, що впливають на її досягнення, а також ресурси і методи утримання ризиків у припустимих межах;

у разі, якщо проведення виїзного контрольного заходу ініціюють зовнішні сторони, письмово погоджують з ними мету, обсяги та терміни проведення контрольного заходу з урахуванням ресурсів на його проведення та обмежень щодо доступу до інформації;

у встановленому законодавством порядку та відповідно до внутрішніх документів інформують керівництво підконтрольного суб'єкта про намір проведення виїзного контрольного заходу.

Обсяг завдання з проведення контрольного заходу повинен бути достатнім для досягнення його мети. Він повинен враховувати необхідність збору достатніх доказів (зокрема, вивчення відповідних систем, бухгалтерських записів, інформації щодо персоналу, матеріальних, нематеріальних та інших активів, включаючи активи, що перебувають під контролем третіх осіб, зобов'язань та інших статей балансу, управлінської документації тощо), з одного боку, та обмеження у ресурсах (трудових і часових) та в доступі до інформації, з другого.

Якщо під час виконання контрольного заходу у контрольно-ревізійних працівників виникають сумніви з приводу обсягів робіт, їх необхідно обговорити з керівником контрольно-ревізійного підрозділу. За результатами обговорення керівник контрольно-ревізійного підрозділу приймає рішення про доцільність ініціювання перед керівником міністерства, іншого органу влади та зовнішнім ініціатором контрольного заходу питання про продовження терміну його виконання.

3.2.2. Розподіл ресурсів на виконання контрольного заходу

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен об'єктивно визначати ресурси, необхідні для досягнення мети контрольного заходу. Склад ревізійної групи повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного завдання, обмеженням в термінах і ресурсах.

3.2.3. Програма контрольного заходу

Програма контрольного заходу складається у письмовому вигляді керівником ревізійної групи або керівником контрольно-ревізійного підрозділу та затверджується до початку її виконання, як правило, керівником міністерства, іншого органу влади. Керівник міністерства, іншого органу влади може розпорядчим документом делегувати право затверджувати програми контрольних заходів іншій посадовій особі.

Будь-які зміни до програми повинні своєчасно затверджуватися в такому ж порядку.

Програма контрольного заходу має бути складена у спосіб, який дозволяє досягти мети контрольного заходу.

У програмі повинно бути визначено процедури збору, аналізу, оцінки і документування інформації в процесі виконання контрольного заходу.

Програма контрольного заходу, включаючи зміни до неї, доводиться до працівників, що беруть участь у її виконанні, у спосіб, визначений внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади.

Спільні контрольні заходи проводяться за єдиною програмою, затвердженою органом державної контрольно-ревізійної служби і погодженою з міністерством, іншим органом влади, працівники якого братимуть участь у такому контрольному заході.

Програми проведення працівниками контрольно-ревізійного підрозділу скоординованих контрольних заходів погоджуються з органом державної контрольно-ревізійної служби та затверджуються у встановленому порядку.

Стандарт 3.3. Розпорядчі документи на проведення контрольного заходу

Контрольні заходи проводяться за письмовим розпорядчим документом керівника міністерства, іншого органу влади.

Форма офіційного розпорядчого документа затверджується керівником міністерства, іншого органу влади з дотриманням вимог Стандартів.

Офіційний розпорядчий документ на проведення контрольного заходу має складатися на паперових носіях та містити такі обов'язкові реквізити:

- назву міністерства, іншого органу влади;

- назву розпорядчого документа (наказ, розпорядження, посвідчення, направлення, припис тощо);

- дату і номер;

- посаду, прізвище, ім'я і по-батькові працівника контрольно-ревізійного підрозділу;

- підставу для проведення контрольного заходу;

- тему контрольного заходу;

- період діяльності підконтрольного суб'єкта, який охоплюється контролем;

- дати початку і закінчення контрольного заходу;

- посаду, прізвище, ім'я і по-батькові керівника міністерства, іншого органу влади та його підпис.

У разі, якщо для проведення виїзного контрольного заходу відповідно до законодавства та внутрішніх документів міністерства (іншого органу влади) залучаються особи, які не є працівниками контрольно-ревізійного підрозділу, офіційний розпорядчий документ на проведення контрольного заходу такою особою складається або міністерством (іншим органом влади) і затверджується його керівником, або іншим органом (установою, організацією, підприємством чи об'єднанням підприємств) і затверджується його керівником у визначеному законодавством порядку.

Термін проведення виїзних контрольних заходів, як правило, не повинен перевищувати 30 робочих днів.

Цей термін може бути продовжений з письмового дозволу ініціатора контрольного заходу в порядку, встановленому для складання і затвердження офіційного розпорядчого документа.

Стандарт 3.4. Ознайомлення керівництва підконтрольного суб'єкта про початок проведення контрольного заходу

Виїзні контрольні заходи мають проводитися з відома керівництва підконтрольного суб'єкта.

В день початку проведення виїзного контрольного заходу керівник групи працівників, які його проводять, повинен пред'явити керівництву підконтрольного суб'єкта службові посвідчення та офіційні розпорядчі документи. На вимогу керівництва підконтрольного суб'єкта службові посвідчення та офіційні розпорядчі документи пред'являються особисто кожним працівником.

У разі неможливості своєчасного ознайомлення керівництва підконтрольного суб'єкта про початок проведення контрольного заходу керівник групи працівників, які його проводять, невідкладно інформує про це керівника міністерства, іншого органу влади для прийняття рішення.

На вимогу керівництва підконтрольного суб'єкта керівник групи працівників, які проводять виїзний контрольний захід, або кожен з них особисто повинні розписатися у відповідному журналі, якщо такий пред'явлено.

Якщо ініціатором виїзного контрольного заходу відповідно до законодавства не встановлено інше, керівник групи працівників, які проводять виїзний контрольний захід, на вимогу керівництва підконтрольного суб'єкта надають йому копії плану і програми виїзного контрольного заходу.

Контрольні заходи проводяться в терміни, визначені офіційними розпорядчими документами. У разі зміни терміну проведення виїзного контрольного заходу керівник групи працівників, які проводять виїзний контрольний захід, повинен проінформувати про це керівництво підконтрольного суб'єкта та пред'явити офіційний розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну.

Стандарт 3.5. Виконання контрольного заходу

В ході контрольного заходу працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні:

зібрати, проаналізувати, оцінити та документально оформити інформацію (докази) в обсягах, достатніх для досягнення мети контрольного заходу;

застосовувати такі способи і методи контролю, які мають забезпечити дотримання встановлених термінів проведення контрольного заходу, розкриття його теми (виконання плану і програми) та належну якість, яка полягає у результативності (економічності, ефективності, результативності), відповідності законодавству (включаючи Стандарти), повноті і достовірності офіційної документації.

3.5.1. Збір інформації

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні зібрати достатній обсяг надійної, доречної та корисної інформації для досягнення мети контрольного заходу.

Контрольні заходи проводяться за оригіналами або належним чином оформленими копіями первинних бухгалтерських документів, даними обліку і звітності, документами розпорядчого характеру та іншими документами, які відповідають Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", Положенню про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, а також за електронними документами, складеними відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".

За достовірність інформації та документації, наданої працівникам контрольно-ревізійного підрозділу для проведення контрольного заходу, несуть посадові особи, що її склали, затвердили, засвідчили чи надали. Водночас працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні здійснити ревізійні дії для перевірки достовірності наданої інформації та документації, в тому числі шляхом проведення зустрічних звірок.

3.5.2. Аналіз і оцінка інформації

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні формулювати висновки і результати контрольного заходу на основі аналізу і оцінки інформації.

3.5.3. Особливості виконання контрольного заходу на підконтрольному суб'єкті, який застосовує засоби електронного зберігання і обробки інформації у фінансово-господарській діяльності, веденні бухгалтерського обліку та складанні фінансової звітності

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні мати необхідні знання і досвід роботи з електронною обчислювальною технікою, електронними інформаційними ресурсами, програмним забезпеченням і дотримуватися встановлених технічних правил користування.

До проведення контрольного заходу на підконтрольному суб'єкті, який застосовує засоби електронного зберігання і обробки інформації у фінансово-господарській діяльності, веденні бухгалтерського обліку та складанні фінансової звітності можуть залучатися спеціалісти з інформаційних технологій.

Посадові особи підконтрольного суб'єкта забезпечують доступ працівників контрольно-ревізійного підрозділу (залучених спеціалістів) до своїх засобів електронного зберігання і обробки інформації та гарантії отримання повної і достовірної інформації, що в них міститься.

Для виконання контрольного заходу інформація підконтрольного суб'єкта з відома його керівництва може переноситися працівниками контрольно-ревізійного підрозділу (залученими спеціалістами або працівниками підконтрольного суб'єкта) на інші засоби електронного зберігання і обробки інформації.

Не допускається технічне втручання у функціонування засобів електронного зберігання і обробки інформації підконтрольного суб'єкта, зокрема встановлення працівниками контрольно-ревізійного підрозділу (залученими спеціалістами) індивідуальних засобів захисту (паролів, кодів тощо) на інформацію, що є власністю підконтрольного суб'єкта, за винятком інформації, що скопійована для проведення контрольного заходу, а також інформації, створеної ними під час виконання контрольного заходу.

Інформація, необхідна для оформлення офіційної документації, включаючи додатки, переноситься на паперові носії та належним чином завіряється підписами керівника і інших відповідальних осіб підконтрольного суб'єкта.

3.5.4. Документування інформації

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні документально оформляти інформацію, необхідну для обґрунтування висновків і результатів контрольного заходу.

Документація, пов'язана з виконанням контрольних заходів, поділяється на неофіційну, робочу та офіційну.

Неофіційна документація являє собою допоміжні записи, в яких працівник контрольно-ревізійного підрозділу фіксує отриману під час контрольного заходу інформацію.

Після завершення контрольного заходу неофіційна документація знищується працівником, який її склав, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

Склад, порядок ведення, зберігання та знищення робочої документації встановлюється міністерством, іншим органом влади.

Офіційна документація складається відповідно до Стандартів за результатами кожного контрольного заходу і зустрічних звірок, та, якщо це встановлено внутрішніми документами, за результатами виконання окремих питань програми.

Невід'ємною складовою офіційної документації є додатки – засвідчені належним чином копії документів або витяги з них, зведені реєстри, розрахунки, пояснення, довідки та інші дані, що підтверджують інформацію і висновки, зафіксовані в офіційній документації. Текст офіційного документа повинен містити посилання на додатки, які мають бути оформлені відповідно до вимог діловодства.

Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід'ємною частиною їх матеріалів та може мати характер:

- офіційної, до якої належить листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними і фізичними особами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу; інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу;

- робочої, що складається за внутрішніми регламентами міністерства, іншого органу влади і не має характер офіційної документації (наприклад, доповідні чи службові записки).

3.5.5. Особливості документування інформації під час спільних та скоординованих контрольних заходів

Один примірник проміжної офіційної документації, складеної працівниками контрольно-ревізійного підрозділу в рамках проведення спільного контрольного заходу, надається представнику органу державної контрольно-ревізійної служби – керівнику спільного контрольного заходу для узагальнення та включення інформації до єдиного (зведеного) офіційного документа за його результатами.

За результатами виконання скоординованих контрольних заходів працівниками органу державної контрольно-ревізійної служби та контрольно-ревізійного підрозділу складається окрема офіційна документація.

3.5.6. Заходи, що вживаються під час контрольного заходу для забезпечення його належної якості

Якщо ініціатором контрольного заходу відповідно до законодавства не встановлено інше, з метою забезпечення належної якості під час контрольного заходу працівники контрольно-ревізійного підрозділу, зокрема:

інформують керівництво підконтрольного суб'єкта про виявлені порушення або їх ознаки;

перевіряють аргументованість пояснень посадових і матеріально відповідальних осіб підконтрольного суб'єкта щодо законності операцій, які піддано сумніву або містять ознаки порушень;

вживають заходів для законного врегулювання спірних питань;

збирають достатні докази для фіксування в офіційній документації фактів виявлених порушень;

беруть письмові пояснення посадових та матеріально відповідальних осіб підконтрольного суб'єкта за фактами встановлених порушень;

рекомендують законні і доцільні заходи для усунення виявлених порушень та відображають наслідки їх вжиття підконтрольним суб'єктом в офіційній документації.

3.5.7. Керівництво виконанням контрольного заходу

Для досягнення поставленої мети та забезпечення належної якості контрольного заходу призначається керівник групи працівників, що його здійснюють. У разі, якщо контрольний захід проводиться одним працівником, він також вважається керівником.

Керівник контрольного заходу:

розподіляє завдання та обсяги роботи між працівниками, що здійснюють контрольний захід, та при необхідності вносить відповідні зміни;

контролює хід виконання завдань кожним працівником, стан виконання ним плану і програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає, в межах повноважень, заходи для забезпечення об'єктивності і незалежності працівників;

інформує керівника контрольно-ревізійного підрозділу про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність працівників;

оцінює відповідність обраних працівниками способів і методів контролю меті, обсягу, термінам і ресурсам контрольного заходу та за необхідності вживає необхідних заходів;

контролює адекватність заходів, вжитих працівниками для забезпечення якості контрольного заходу, дає необхідні для цього доручення, вказівки та рекомендації;

інформує керівника контрольно-ревізійного підрозділу про необхідність участі в контрольному заході залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, надання працівникам роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання працівниками завдань в ході контрольного заходу, якщо її складання передбачено внутрішніми документами, перед тим, як передати її посадовим особам підконтрольного суб'єкта на ознайомлення і підписання.

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу і залучені спеціалісти несуть відповідальність за відповідність їх висновків в офіційній документації, а керівник групи працівників, що проводять контрольний захід – також за загальні результати роботи групи.

Порядок призначення, права, обов'язки та відповідальність керівника контрольного заходу визначаються внутрішніми документами, затвердженими розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади з дотриманням Стандартів.

Стандарт 3.6. Нагляд за виконанням контрольного заходу

Порядок, форми і терміни нагляду за виконанням контрольного заходу визначаються внутрішніми документами, затвердженими розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади з дотриманням Стандартів.

Посадова особа, що здійснює нагляд:

координує виконання контрольного заходу, контролює його хід, стан виконання плану і програми, надає необхідну допомогу;

вживає, в межах повноважень, заходи для забезпечення об'єктивності і незалежності працівників, що проводять контрольний захід;

інформує керівництво про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність працівників;

забезпечує, в межах повноважень, участь в контрольному заході залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, надання працівникам роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

схвалює офіційну документацію про результати контрольного заходу перед тим, як передати її на ознайомлення і підписання керівництву підконтрольного суб'єкта, якщо внутрішніми документами не встановлено інше.

Стандарт 3.7. Офіційна документація: надання звітності про результати контрольного заходу

Результати контрольних заходів, зустрічних звірок та, якщо це встановлено внутрішніми документами, результати виконання окремих питань програми (плану), оформляються офіційною документацією.

Форми, структура і порядок складання офіційної документації розробляються міністерством, іншим органом влади і затверджуються його керівником з дотриманням вимог Стандартів.

Офіційний документ повинен містити такі обов'язкові реквізити: назва міністерства, іншого органу влади; назва документа (для контрольного заходу - акт, довідка, протокол, доповідна записка тощо; для окремих питань програми - проміжний акт або акт, довідка, протокол, доповідна записка з окремих питань тощо; для зустрічної звірки – довідка зустрічної звірки;); дата, номер і місце його складання; підписи. Якщо офіційний документ має додатки, це зазначається у його тексті.

Офіційний документ має складатися на паперових носіях та умовно поділятися на такі частини:

- вступну, в якій повністю або частково зазначаються такі дані: мета і підстава для проведення контрольного заходу із зазначенням реквізитів офіційного розпорядчого документа; посади, прізвища, ім'я і по-батькові працівників, які проводили контрольний захід (або посада, прізвище, ім'я і по-батькові керівника контрольного заходу з посиланням на додаток – список працівників, які брали участь у його проведенні); тема контрольного заходу; назва підконтрольного суб'єкта, його юридична та фактична адреси, загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу; період діяльності підконтрольного суб'єкта, який охоплено контролем; посади, прізвища, ім'я і по-батькові керівників, головних бухгалтерів, інших посадових осіб, які відповідали за діяльність підконтрольного суб'єкта в період, який охоплено контролем;

- констатуючу, в якій викладаються результати контрольного заходу. Констатуюча частина може бути розділена на тематичні розділи (питання програми);

- підписи.

Внесення до офіційної документації даних, отриманих з матеріалів інших контрольних заходів, допускається лише за умови обов'язкового посилання на джерело інформації.

При фіксуванні факту порушення обов'язково зазначається:

- назва та реквізити нормативно-правового акту, норми якого порушено, із зазначенням конкретного пункту, статті, розділу;

- назви та реквізити документів підконтрольного суб'єкта, що підтверджують порушення, з посиланням на додаток до акта або інформація про ненадання їх завірених копій;

- дані про посадових осіб, винних у допущенні порушення;

- конкретна дата чи період, в якому допущено порушення;

- сума операцій, проведених з порушенням законодавства;

- код програмної класифікації видатків, за яким допущено порушення (якщо перевірялись кілька КПКВ);

- короткий зміст пояснень посадових осіб стосовно допущених порушень (з посиланням на конкретний додаток) та їх оцінку;

- як операції відображено в бухобліку та фінансовій звітності;

- інформація про вжиті підконтрольним суб'єктом заходи з усунення виявлених порушень.

При складанні офіційної та супровідної документації слід дотримуватись таких принципів викладення інформації:

- об'єктивність і обґрунтованість;

- лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;

- ясність і доступність;

- недопущення викладення інформації, яка не стосується діяльності підконтрольного суб'єкта, або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів.

В офіційній документації, що складається керівником контрольного заходу, відображаються результати роботи всіх учасників контрольного заходу чи результати спільних контрольних заходів. У разі несуттєвості або невідповідності дійсності чи законодавству інформації, зафіксованої у проміжній офіційній документації, що складена за результатами перевірки окремих питань програми (плану) контрольного заходу його окремими учасниками, допускається скорочення або невідображення такої інформації у зведеній офіційній документації, крім випадків, визначених законодавством. Рішення про це приймає керівник контрольного заходу.

Кількість примірників (але не менше двох), у яких складаються та підписуються офіційні документи, встановлюється внутрішніми документами міністерства, іншого органу влади.

Стандарт 3.8. Підписання офіційної документації за результатами контрольних заходів

Офіційна документація за результатами виїзних контрольних заходів та зустрічних звірок підписується у двосторонньому порядку, за результатами камеральних – працівниками контрольно-ревізійного підрозділу, які його проводили.

За рішенням керівника міністерства, іншого органу влади з офіційним документом про результати камерального контрольного заходу можуть бути ознайомлені керівник, бухгалтер, інші посадові особи підконтрольного суб'єкта шляхом вручення їм одного примірника такого документа одним з нижченаведених способів.

а) особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру підконтрольного суб'єкта;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

Письмовий висновок на заперечення надається підконтрольному суб'єкту за підписом керівника міністерства, іншого органу влади (або іншої посадової особи, якій такі повноваження делеговані письмовим розпорядчим документом керівника міністерства, іншого органу влади) не пізніше ніж через 10 робочих днів від дня їх отримання. Цей термін може бути продовжений керівником міністерства, іншого органу влади.

Заперечення до офіційного документа та висновки на них є його невід'ємною частиною.

Стандарт 3.9. Реалізація матеріалів контрольного заходу, поширення інформації про його результати та контроль за усуненням порушень

Порядок реалізації матеріалів контрольного заходу, поширення інформації про його результати та контролю за усуненням виявлених порушень затверджується розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади.

Реалізація матеріалів контрольного заходу включає:

1) письмове інформування керівника міністерства, іншого органу влади про результати контрольного заходу (або ознайомлення з офіційним документом чи матеріалами) з наданням конкретних пропозицій щодо прийняття управлінських рішень;

2) підготовку обов’язкових вимог щодо усунення виявлених порушень і недоліків;

3) порушення перед керівником міністерства, іншого органу влади питання про притягнення до відповідальності винних у допущенні порушень осіб, ініціювання їх звільнення із займаних посад (підставою для розгляду питання про відповідність займаній посаді або розірвання контракту з керівниками підконтрольних суб'єктів є недотримання ними фінансового та бюджетного законодавства, а також незабезпечення виконання в установлені строки законних вимог органів державної контрольно-ревізійної служби);

4) в установленому законодавством порядку ініціювання вжиття заходів за бюджетні правопорушення;

5) за рішенням керівника міністерства, іншого органу влади ініціювання звернення до суду з позовними заявами про:

визнання угод недійсними і стягнення в дохід держави коштів (майна), одержаних (витрачених) за такими угодами;

6) у передбачених законодавчими актами випадках складання протоколів про адміністративне правопорушення та накладення адміністративних стягнень;

7) за рішенням керівника міністерства, іншого органу влади – письмове інформування правоохоронних органів про виявлені порушення, а при встановленні фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, шахрайства з фінансовими ресурсами та інших порушень фінансово-господарської дисципліни – передачу матеріалів контрольних заходів до правоохоронних органів;

8) визначення умов і причин виникнення порушень і відхилень, розроблення пропозицій щодо запобігання таким фактам у подальшому, у тому числі шляхом надання пропозицій нормативно-правового та методологічного характеру;

9) інші заходи, визначені законодавством або в його межах керівником міністерства, іншого органу влади.

Контроль за усуненням виявлених порушень здійснюється:

камерально – шляхом відстеження повноти виконання підконтрольним суб'єктом обов'язкових вимог за їх листами-інформаціями з додаванням ксерокопій документів, що підтверджують наведені дані;

під час проведення окремих виїзних контрольних заходів, єдиним питанням яких є перевірка стану усунення виявлених порушень;

в ході планових та позапланових виїзних контрольних заходів як одне з обов'язкових питань програми (плану).

Контроль за усуненням виявлених порушень і виконанням обов'язкових вимог здійснюється до їх повної реалізації або прийняття керівником міністерства, іншого органу влади письмового рішення про недоцільність подальших дій.

Контрольно-ревізійні підрозділи в межах повноважень здійснюють моніторинг стану розгляду переданих матеріалів іншими державними органами, у тому числі правоохоронними, до прийняття остаточного рішення.

Інформація про завершені контрольні заходи може надаватися іншим контролюючим та правоохоронним органам в порядку обміну інформацією, а матеріали контрольних заходів – з дозволу ініціаторів їх проведення.

У разі одночасного проведення контрольних заходів представниками декількох контролюючих органів або комісійних перевірок при умові визначення органу, який відповідає за узагальнення результатів, матеріали направляються цьому органу в офіційному порядку із супровідною документацією без додаткового письмового запиту.

Результати контрольних заходів оприлюднюються з дотриманням режиму спеціальних обмежень, встановлених законодавством щодо державної та службової таємниць.

Стандарт 3.10. Взаємодія з правоохоронними органами

Контрольно-ревізійні підрозділи взаємодіють з правоохоронними органами як за їх зверненнями, так і з ініціативи керівника міністерства, іншого органу влади.

При здійсненні контрольних заходів працівники контрольно-ревізійного підрозділу мають право в межах повноважень міністерства, іншого органу влади отримувати від правоохоронних органів необхідну допомогу та інформацію, що сприяє прискоренню виконання та забезпеченню належної якості контрольних заходів.

3.10.1. Взаємодія з правоохоронними органами за ініціативою міністерства, іншого органу влади

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу забезпечує своєчасне інформування керівника міністерства, іншого органу влади та керівника юридичного (правового) підрозділу про виявлені контрольними заходами, що проводилися не за ініціативою правоохоронних органів, порушення законодавства.

У разі виявлення під час проведення контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших грубих порушень фінансово-господарської дисципліни керівник контрольно-ревізійного підрозділу інформує керівника міністерства, іншого органу влади про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів контрольного заходу.

За рішенням керівника міністерства, іншого органу влади керівник контрольно-ревізійного або юридичного підрозділу забезпечує інформування або передачу матеріалів такого контрольного заходу до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

3.10.2. Взаємодія з правоохоронними органами за їх ініціативою

Звернення правоохоронного органу про проведення контрольних заходів повинно містити: повну назву підконтрольного суб'єкта, його місцезнаходження (юридичну та фактичну адреси); відомості, що свідчать про фінансові порушення на підконтрольному суб'єкті; перелік конкретних питань для перевірки та період, за який їх належить перевірити; інформацію про одержання підконтрольним суб'єктом бюджетних коштів, використання державного майна. Звернення правоохоронного органу, яке не відповідає цим вимогам, не пізніше 10 днів з дня його отримання повертається для уточнення.

Рішення про проведення виїзних контрольних заходів за зверненнями правоохоронних органів приймаються керівником міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства виключно в межах повноважень міністерства (іншого органу влади).

У разі отримання від правоохоронного органу звернення про проведення контрольного заходу з питань, що не належать до повноважень міністерства (іншого органу влади) його керівник протягом 10 робочих днів з дня отримання такого звернення надає обґрунтовану письмову відповідь про неможливість виконання звернення.

Програми контрольних заходів письмово узгоджуються з їх ініціатором (правоохоронним органом). Рішення про перевірку додаткових питань, порушених правоохоронним органом після затвердження програми, приймаються керівником міністерства, іншого органу влади в тому самому порядку, що й затвердження програми.

Виїзні контрольні заходи проводяться у позаплановому порядку незалежно від кількості раніше проведених у підконтрольних суб'єктів контрольних заходів лише при наданні прокурором чи слідчим постанови, винесеної в ході розслідування кримінальної справи, або письмових відомостей про значні фінансові порушення, нецільове використання бюджетних коштів, недостачу державного майна; в інших випадках звернення правоохоронних органів вносяться до планів роботи контрольно-ревізійних підрозділів, про що письмово повідомляється правоохоронний орган.

За обґрунтованими зверненнями правоохоронних органів працівники контрольно-ревізійних підрозділів беруть участь як спеціалісти в перевірках, що проводяться правоохоронними органами, досліджуючи при цьому в межах повноважень міністерства, іншого органу влади питання цільового використання бюджетних коштів та державного майна, а в необхідних випадках залучаються для участі як спеціалісти у проведенні слідчої дії під час розслідування кримінальної справи.

Результати контрольних заходів документуються відповідно до Стандартів. Офіційна документація за результатами контрольних заходів, включаючи додатки, складається на підставі наданих підконтрольним суб'єктом або вилучених у цього суб'єкта правоохоронним органом документів.

Працівники контрольно-ревізійного підрозділу в ході проведення контрольного заходу можуть використовувати інформацію правоохоронного органу, яка безпосередньо стосується питань, що перевіряються. Документування такої інформації проводиться лише за результатами вивчення фактично наданих документів підконтрольного суб'єкта.

Офіційна документація підписується керівником та посадовими особами, відповідальними за фінансово-господарську діяльність підконтрольного суб'єкта на дату її складання та/або протягом періоду, за який проводився контрольний захід.

У разі відсутності на підконтрольному суб'єкті керівника та/або посадових осіб, які повинні підписати офіційну документацію чи надати письмові пояснення, керівник міністерства, іншого органу влади письмово інформує про це правоохоронний орган.

У разі відмови керівника та/або посадових осіб підконтрольного суб'єкта від ознайомлення і підписання офіційної документації працівники контрольно-ревізійного підрозділу засвідчують це актом про відмову від підписання за своїми підписами в день передачі офіційної документації на ознайомлення й підписання. Одночасно офіційна документація направляється рекомендованим листом керівнику підконтрольного суб'єкта для ознайомлення за місцезнаходженням такого суб'єкта.

Після направлення офіційної документації поштою міністерство, інший орган влади здійснює належні заходи з реалізації матеріалів контрольного заходу з обов'язковим зазначенням у супровідних листах факту відмови від ознайомлення та/або підписання офіційної документації.

У разі надходження від підконтрольного суб'єкта письмових зауважень (заперечень) до офіційної документації протягом 5 робочих днів після її підписання працівники контрольно-ревізійного підрозділу повинні розглянути такі зауваження (заперечення) протягом 15 робочих днів та надати письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.

У разі залучення працівників контрольно-ревізійного підрозділу до участі в перевірках, що проводяться правоохоронними органами, результати таких контрольних заходів оформляються довідкою, яка складається на чистому аркуші та підписується працівником контрольно-ревізійного підрозділу із зазначенням посади та назви міністерства, іншого органу влади, у якому він працює.

Матеріали контрольних заходів (офіційна і додаткова документація) згідно з описом передаються до правоохоронного органу із супровідним листом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади протягом 7 робочих днів після підписання офіційної документації або складання акта про відмову від ознайомлення і підписання, а за наявності письмових зауважень (заперечень) підконтрольного суб'єкта - не пізніше 20 робочих днів з дня їх отримання.

Правоохоронний орган розглядає передані матеріали контрольних заходів та в міру прийняття рішень надсилає міністерству, іншому органу влади інформацію про результати їх розгляду.

Стандарт 3.11. Скарги на дії працівників контрольно-ревізійного підрозділу та

Скарги на дії працівників контрольно-ревізійного підрозділу розглядаються в міністерстві, іншому органі влади у встановленому законодавством порядку.

У разі, якщо за результатами розгляду скарги міністерством, іншим органом влади чи органом державної контрольно-ревізійної служби встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами контрольного заходу, дійсному стану справ та/або порушення працівником контрольно-ревізійного підрозділу законодавства чи недотримання Стандартів, які вплинули на об'єктивність висновків, керівник міністерства, іншого органу влади приймає рішення про визнання недійсною такої офіційної документації чи частини викладеної у ній інформації та призначає повторний контрольний захід.

Повторний контрольний захід проводиться іншими працівниками контрольно-ревізійного підрозділу і на нього не поширюються обмеження щодо планування, встановлені законодавством та пунктом 3.1.1 "Планування контрольно-ревізійної роботи" цих Стандартів.

Стандарт 3.12. Оформлення та зберігання матеріалів контрольних заходів

Матеріали контрольних заходів формуються в окремі справи, які складаються з розпорядчих документів на проведення контрольного заходу, його програми та/або плану, офіційних документів з додатками, письмових пояснень, заперечень (зауважень) посадових осіб підконтрольних суб'єктів (за наявності) та висновків на них, обов'язкових вимог та інформації підконтрольних суб'єктів про їх виконання, відомостей про заходи, вжиті за результатами контрольного заходу, застосування заходів за бюджетні правопорушення, передачу матеріалів до правоохоронних органів та іншої інформації, пов'язаної з реалізацією результатів контрольного заходу.

Керівник контрольно-ревізійного підрозділу несе відповідальність за збереження, передачу до архіву і знищення матеріалів контрольних заходів та інших документів з питань контрольно-ревізійної роботи.

При звільненні керівника контрольно-ревізійного підрозділу документація та бази даних з питань контрольно-ревізійної роботи передаються за актом іншому працівнику підрозділу або комісії, призначеній наказом керівника міністерства, іншого органу влади.

Порядок формування, зберігання, використання і знищення матеріалів контрольних заходів, передачі інформації, що стосується контрольно-ревізійної роботи, внутрішнім і зовнішнім сторонам затверджується розпорядчим документом за підписом керівника міністерства, іншого органу влади відповідно до законодавства.

Начальник Управління гармонізації

державного внутрішнього

фінансового контролю М.В.Бариніна